Importando Compras usando arquivo XML (PARTE 1)

 

Importando Compras usando arquivo XML (PARTE 1)

 

Para cada compra realizada em sua loja, seus fornecedores geram uma nota fiscal. E para cada nota fiscal, é gerado um arquivo XML com as informações desta compra.

Em nosso programa, existe uma rotina que te auxilia na entrada desta compra usando este arquivo.

Dentre todos os procedimentos disponíveis, este é o que irá te proporcionar mais praticidade.

Como primeiro passo, faça o download do XML da nota fiscal que deseja fazer a entrada. Normalmente os fornecedores encaminham os arquivos via e-mail, basta salvar em uma pasta no seu computador.

Depois disso, entre no programa.

Ao entrar no programa, clique em Compras - Tela de Compras;

 

Veja que é possível fazer uma entrada utilizando:

1. Pedido Eletrônico gravado;

2. Pode fazer a entrada Manualmente;

3. Através da Importação de um XML;

4. Ou então baixando automático através de um WebService (esta última opção para ser utilizada precisa que o certificado digital da loja esteja instalado).

 

Para começarmos nossa entrada, clique na opção Importar Compras (XML);

 

Quando aparecer essa tela, selecione a pasta onde você salvou o arquivo. No meu caso, salvei na pasta Downloads.

Ao encontrar o arquivo, dê 2 cliques nele;

 

A primeira verificação feita pelo programa é checar se o fornecedor em questão já está cadastrado em sua loja, esta verificação é feita através do CNPJ. Caso não esteja, o programa vai apresentar uma tela de cadastro com os dados já preenchidos automaticamente, basta conferir e clicar em Gravar;

 

Cadastro de Produtos, da mesma forma do fornecedor, a verificação dos produtos também ocorre, mas pelo Código de Barras. Se já existir o produto vai ser lançado na tela, mas quando se tratar de um produto novo o programa vai te apresentar a tela de cadastro com informações importantes já preenchidas automaticamente.

Para obter mais informações em como proceder com o cadastro de um produto, não deixe de ver nosso boletim CADASTRANDO UM PRODUTO.

O preenchimento dos restantes dos campos na sua grande maioria é opcional, mas recomendamos que esteja atento a Três informações importantes:

1. Saldo: Informa a quantidade atual do produto, neste momento do cadastro NÃO altere a quantidade comprada, a rotina do programa vai se encarregar de fazer isso no momento da finalização;

2. Preço de venda: Deve ser preenchido com o valor pelo qual este produto vai ser vendido para o seu cliente;

3. Validade: Se o produto que você está cadastrando requer controle de validade ou se você quer informar o lote dele;

 

Ainda na Ficha do Produto na aba Impostos:

1. Preencha a Situação Tributária (Os mais comuns são: 102 e 500 - Simples Nacional verifique sempre com o seu contador);

2. Preencha o CFOP (Os mais comuns são: 5102 e 5405 - Simples Nacional verifique sempre com o seu contador).

 

Ainda na Ficha do Produto na aba Miscelâneo:

1. Preencha o CEST (Esta é uma informação que você irá obter também junto ao seu contador);

2. Após preencher estas informações, clique no botão Gravar.

 

Quando todos os produtos estiverem lançados, a sua Tela de Compras ficará assim. Confira os valores e então clique em Finalizar.

 

 

Caso tenha, você pode informar no momento da finalização a existência de Frete Complementar;

 

Se você incluir esse frete, o mesmo será distribuído entre os valores do custo de cada produto e acrescido na totalização;

 

 

Quando existirem, serão apresentadas algumas telas com o detalhamento dos impostos dos produtos. Iremos abordar de forma mais detalhada estas telas na Parte 2 deste boletim.

Neste caso, como não foi detectada nenhuma diferença nos lançamentos, clique em Avançar;

 

Ainda na finalização da compra, você pode escolher por gerar um documento de pendência em seu Contas a Pagar relacionado a esta entrada;

 

Caso escolha o Sim, confirme os dados e clique em Avançar;

 

Você também poderá realizar ou não ajuste no preço dos produtos;

 

O programa te permite, realizar impressão de etiquetas. Abordaremos com mais detalhes na Parte 2 deste boletim.

Selecione os produtos e imprima, caso não queira é só Avançar;

 

Para os produtos em que foram definidos controle de validade:

1. Informe o Lote;

2. Informe a Validade.

Ao terminar, clique em Continuar;

 

Como passo final, você pode emitir um relatório para conferir as mercadorias;

 

Caso selecione Sim, você terá este relatório, você pode imprimir, salvar como PDF ou Excel.

Está concluída a entrada dos produtos!

Qualquer dúvida estamos à disposição!